Cuộc họp hai tiếng mà lưng ê ẩm: lỗi nằm ở đâu?
Ai từng làm văn phòng chắc đã quen cảnh này. Cuộc họp bắt đầu lúc chín giờ sáng. Đến mười giờ rưỡi, ai cũng khẽ xoay người và dịch mông liên tục. Ý kiến cứ loanh quanh, người nói dần mất tập trung, còn người nghe chỉ mong buổi họp kết thúc sớm.
Trong những lần đội ngũ bên mình ghé quan sát các phòng họp, chúng tôi nhận ra phần lớn vấn đề không nằm ở nội dung trình bày. Nó nằm ở không gian và chỗ ngồi. Ghế cứng, lưng không có điểm tựa, bàn đặt quá sát. Tất cả khiến người ta khó chịu sau khoảng một giờ. Có người còn kể rằng họ nhớ nội dung buổi họp ít hơn nhớ cái lưng đau.
Vì vậy, đầu tư cho ghế phòng họp không đơn thuần là chuyện trang trí. Khi người ngồi thấy dễ chịu, họ lắng nghe kỹ hơn và phát biểu gọn hơn. Cuộc họp nhờ đó ngắn lại mà vẫn hiệu quả.
Trước khi chọn ghế, hãy xác định nhu cầu thật sự
Nhu cầu là điều bạn cần rõ trước khi bước vào cửa hàng. Nếu chưa biết mình cần gì, rất dễ mua về một chiếc ghế đẹp nhưng không hợp với cách dùng hằng ngày. Đây là lỗi chúng tôi gặp nhiều nhất khi tư vấn cho các văn phòng nhỏ.
Bắt đầu bằng hai câu hỏi đơn giản. Có bao nhiêu người thường xuyên dùng phòng này? Mỗi tuần họp mấy lần? Một đội sáu người họp hai lần mỗi tuần khác hẳn một phòng hai mươi người họp gần như mỗi ngày. Số lần ngồi sẽ quyết định bạn nên ưu tiên độ êm hay độ bền.
Loại phòng cũng ảnh hưởng lớn. Phòng họp lớn cần ghế đồng bộ, dễ xê dịch khi sắp xếp lại. Phòng nhỏ thì nên chọn ghế gọn để không chiếm chỗ. Với phòng đa năng vừa họp vừa đào tạo, ghế xếp gấp tiết kiệm diện tích rất tốt. Tuy nhiên, bạn cần chấp nhận rằng nó không thoải mái bằng khi phải ngồi lâu.
Những tiêu chí nào thật sự quan trọng?
Ghế đẹp chưa chắc đã ngồi dễ. Yếu tố quyết định nằm ở phần lưng và điểm tựa. Một chiếc ghế tốt cần có phần đỡ đến vùng thắt lưng. Nó nên nghiêng nhẹ để người ngồi đổi tư thế khi họp kéo dài.
Cơ cấu điều chỉnh độ cao và độ ngả là điểm cộng lớn. Mỗi người một vóc dáng, không ai giống ai, nên một chiếc ghế cố định khó phù hợp với tất cả mọi người trong đội.
Chất liệu bọc cần cân nhắc theo môi trường. Vải lưới thoáng khí giúp lưng không bí khi thời tiết nóng. Da trông sang trọng nhưng dễ nóng, và khó giữ nếu phòng đông người dùng. Trước khi quyết định, hãy hỏi kỹ cách vệ sinh và bảo dưỡng của từng loại. Chi phí chăm sóc về sau có thể chênh nhau khá nhiều.
Bánh xe, tay vịn và kích thước là ba yếu tố nhỏ nhưng dễ bị bỏ qua. Bánh xe giúp dời ghế nhẹ nhàng, nhưng phải đúng loại cho mặt sàn của bạn, nếu không sẽ để lại vết trầy. Tay vịn hỗ trợ người ngồi đứng lên dễ hơn. Còn kích thước ghế cần vừa với bàn. Đừng chọn loại chật đến mức người ngồi chạm vào nhau mỗi lần xoay người.
Các loại ghế thường gặp và nên dùng ở đâu
Không có loại ghế nào tốt nhất cho mọi phòng. Mỗi loại phục vụ một nhóm người và một mục đích khác nhau. Chúng chỉ phát huy hết điểm mạnh khi được đặt đúng chỗ.
Ghế lưới là lựa chọn dễ đoán nhất cho những ai ngồi làm việc nhiều giờ trong ngày. Chất liệu thông thoáng, lau chùi nhanh. Nếu có điểm tựa thắt lưng tốt, nó đủ sức đỡ cơ thể suốt buổi làm việc.
Ghế bọc da phù hợp phòng lãnh đạo hay phòng tiếp khách, nơi người ta muốn tạo ấn tượng về sự chỉn chu. Đổi lại, bạn phải chịu khó bảo quản để da không khô nứt.
Ghế gấp hay ghế xếp hợp với không gian đa dụng. Chúng tiết kiệm chỗ rất tốt. Nhưng nếu phải ngồi cả buổi họp dài, người ngồi sẽ nhanh mỏi. Vì thế, đừng dùng chúng làm ghế chính cho phòng họp thường xuyên.
Bố trí ghế và bàn họp sao cho hợp lý
Nhiều phòng họp đặt ghế sát nhau để chứa thêm người. Kết quả là ai cũng vướng víu mỗi khi đứng dậy. Một khoảng cách vừa phải giữa các ghế giúp mọi người di chuyển thoải mái, đồng thời làm buổi họp bớt căng thẳng.
Hình dạng bàn quyết định số ghế bạn có thể đặt. Bàn chữ nhật cho nhiều chỗ ngồi nhất. Bàn oval tạo cảm giác bình đẳng, mọi người nhìn nhau dễ hơn khi thảo luận. Bàn chữ U lại hợp khi cần một người trình bày đứng ở đầu bàn, còn các thành viên quay mặt về phía màn hình.
Đừng quên lối đi và vị trí màn hình. Người ngồi quá xa màn hình sẽ phải nhoài người và mỏi cổ rất nhanh. Hãy chừa lối đi đủ rộng để người ra vào không phải dạt ghế mỗi lần.
Một công ty nhỏ đã nâng cấp phòng họp ra sao
Chúng tôi từng theo dõi một công ty khoảng ba mươi nhân sự. Họ không có ngân sách lớn nên không thay toàn bộ một lần. Thay vào đó, họ chia thành nhiều đợt. Mỗi đợt chỉ đổi một phần ghế, để không làm xáo trộn công việc hằng ngày.
Sau khi thay ghế, phản hồi từ nhân viên khá rõ ràng. Họ nói các buổi họp buổi chiều bớt mệt. Người trình bày cũng tự tin hơn, vì không còn phải ngồi gù lưng để nhìn màn hình. Nghe thì nhỏ, nhưng không khí cuộc họp thay đổi đáng kể.
Bài học chúng tôi rút ra là nên cho người dùng ngồi thử trước khi mua số lượng lớn. Hãy để vài người ngồi cả một buổi họp đầy đủ rồi mới quyết định. Thông số trên giấy không thể thay thế cảm giác thực tế.
Giá ghế phòng họp và cách so sánh hợp lý
Giá ghế phòng họp thay đổi khá nhiều tùy vào chất liệu, thương hiệu và cơ cấu điều chỉnh. Một chiếc ghế có điểm tựa thắt lưng cùng cơ cấu nâng hạ thường cao hơn đáng kể so với ghế đơn giản. Đừng chỉ nhìn con số, hãy xem nó đi kèm những gì.
Khi so báo giá, nên hỏi rõ thời gian bảo hành và khả năng thay thế linh kiện. Có những sản phẩm giá mềm nhưng hỏng cơ cấu sau vài tháng, rốt cuộc lại tốn kém hơn. Một chiếc ghế bền thường tiết kiệm hơn về lâu dài.
Bạn có thể mua theo bộ để đồng màu sắc, hoặc mua dần từng phần. Với đơn hàng lớn, đừng ngại thương lượng thêm về giá và chi phí giao lắp.
Bảo trì để ghế dùng được lâu
Ghế phòng họp không cần chăm sóc cầu kỳ, nhưng cần đều đặn. Vệ sinh đúng theo chất liệu: vải lưới thì hút bụi và lau nhẹ, da thì dùng dung dịch chuyên dụng để tránh khô nứt.
Mỗi quý, nên kiểm tra bánh xe, ốc vít và cơ cấu nâng hạ. Một con ốc lỏng nhỏ cũng đủ khiến cả chiếc ghế lung lay, mà người ngồi thường không hiểu vì sao.
Khi di chuyển ghế, hãy nhấc nhẹ thay vì kéo lê. Kéo lê vừa làm trầy sàn, vừa làm hỏng bánh xe. Chỉ cần thêm chút cẩn thận, ghế và sàn đều giữ được lâu hơn.
Chọn nhà cung cấp uy tín cho phòng họp doanh nghiệp
Nhà cung cấp tốt không chỉ bán ghế mà còn lo giao lắp và hậu mãi. Trước khi ký hợp đồng, hãy kiểm tra chứng từ rõ ràng, hỏi kỹ chính sách bảo hành và thời gian giao hàng.
Đừng chỉ xem hình ảnh, hãy yêu cầu xem mẫu thực tế. Ngồi thử vài phút sẽ cho bạn cảm nhận chân thực hơn mọi thông số kỹ thuật. Nếu có thể, hỏi thêm vài khách hàng cũ về cách họ được hỗ trợ sau khi mua.
Khi đang so sánh các dòng ghế, bạn có thể tham khảo thông tin đầy đủ tại mychair.vn để xem các mẫu ghế phòng họp và chính sách đi kèm. Đây là nguồn đối chiếu hữu ích trước khi chốt đơn.
Nếu bạn đang nâng cấp cả không gian tiếp khách, có thể tham khảo thêm hệ thống phòng VIP để hình dung cách bố trí một không gian gặp gỡ trang trọng. Về kiến thức nền, trang tổng quan về ghế trên Wikipedia là điểm khởi đầu tốt để hiểu công năng từng loại ghế.
Câu hỏi thường gặp về ghế phòng họp
Giá ghế phòng họp thường nằm trong khoảng nào?
Mức giá phụ thuộc chất liệu, thương hiệu và cơ cấu điều chỉnh. Ghế đơn giản và ghế đầy đủ tính năng có thể chênh nhau khá xa. Bạn nên xin báo giá từ nhiều nơi và so sánh trên cùng điều kiện bảo hành.
Nên chọn ghế lưới hay ghế bọc da cho phòng họp?
Nếu người dùng ngồi làm việc nhiều giờ, ghế lưới thoáng và đỡ mỏi hơn. Ghế da hợp với phòng lãnh đạo hoặc phòng tiếp khách, nơi ưu tiên vẻ trang nhã. Hãy chọn theo nhu cầu sử dụng thực tế của đội mình.
Bao lâu nên thay ghế phòng họp một lần?
Ghế được bảo dưỡng đều có thể dùng nhiều năm. Khi cơ cấu nâng hạ bị rơ, đệm xẹp hoặc lưng không còn đỡ, đó là lúc nên cân nhắc thay mới, dù chưa hết tuổi thọ danh nghĩa.
Có nên mua ghế phòng họp có bánh xe không?
Có, nếu phòng thường xuyên thay đổi cách bố trí. Bánh xe giúp dời ghế nhanh chóng. Hãy chọn loại bánh phù hợp với mặt sàn để tránh trầy xước.
Làm sao biết một bộ ghế phòng họp có chất lượng tốt?
Hãy ngồi thử ít nhất vài phút, kiểm tra cơ cấu điều chỉnh có êm không, và xem đường may, khung ghế có chắc chắn không. Đồng thời hỏi kỹ thời gian bảo hành và linh kiện thay thế. Đó là những dấu hiệu rõ ràng nhất.
Nếu bạn đang chuẩn bị nâng cấp phòng họp, đừng ngại tìm hiểu kỹ trước khi quyết định. Một lần chọn cẩn thận sẽ giúp cả đội dễ chịu trong nhiều năm tới.